В жизни каждого HR-специалиста существует вероятность столкнуться с ситуацией, когда сотрудник принесет две трудовые книжки. Это может создать определенные трудности в процессе учета трудового стажа и оформления документов. В данной статье мы рассмотрим, что следует предпринять в подобной ситуации и какие практические рекомендации можно дать сотруднику и компании.
Первым шагом, когда сотрудник принес две трудовые книжки, является проведение внимательной проверки документов. Необходимо убедиться, что обе трудовые книжки относятся к данному сотруднику, и что они полностью и правильно заполнены. Если обнаружены какие-либо расхождения в данных или подписях, следует обратиться к сотруднику для получения пояснений и исправления ошибок.
Далее рекомендуется связаться с предыдущими работодателями сотрудника для уточнения информации о его трудовом стаже. Используйте все доступные контактные данные, включая телефоны и электронную почту, для связи с прошлыми местами работы. Уточните данные о периодах работы, занимаемых должностях и прочих сведениях, которые отражены в трудовых книжках. Это поможет составить полное и достоверное представление о трудовом прошлом сотрудника.
После проведения проверки и сбора всех необходимых данных, следует решить, какая из двух предоставленных трудовых книжек будет основной. Основная трудовая книжка должна быть учетной для компании, а вторая – архивной, храниться для сохранности и использоваться только в случае необходимости. Сотруднику следует сообщить о принятом решении и обосновать его, чтобы избежать недоразумений и недовольства со стороны сотрудника.
Возникает проблема
Ситуация: Когда сотрудник принес две трудовые книжки, возникает проблема в определении правильности информации о его предыдущем трудовом стаже и документированной работе. Это может привести к затруднениям при оформлении нового трудового договора и расчете социальных льгот, таких как дополнительный отпуск, в случае, если эти данные будут использоваться не корректно или неправильно.
Решение: Для решения этой проблемы необходимо провести осмотр и сравнение двух представленных трудовых книжек с целью установления их подлинности и сопоставления информации. При этом следует обратить внимание на даты выдачи и проставленные визы работодателей, чтобы выяснить, есть ли перекрытие по периодам работы и правильно определить длительность трудового стажа.
Также возможно обращение в территориальный орган Федеральной службы занятости по месту последней регистрации работника для уточнения информации о местах его предыдущей работы. Данный орган является компетентным в получении подтверждения от предыдущих работодателей на основании представленных трудовых книжек.
В случае, если остается сомнение в подлинности представленных документов, следует обратиться в органы внутренних дел для участия соответствующих экспертов в установлении их подлинности. Это поможет избежать возможных претензий или ответственности работодателя за использование фальсифицированных документов.
Что делать, если сотрудник принес несколько трудовых книжек?
В случае, когда сотрудник принес несколько трудовых книжек, необходимо установить причину такого дублирования документа. Существует несколько возможных ситуаций, которые могут объяснить наличие нескольких трудовых книжек:
- Одна из вариантов – это возможность, что у сотрудника действительно может быть несколько трудовых книжек. Например, в случае, если сотрудник неоднократно сменил работу, каждый раз получая новую трудовую книжку от предыдущего работодателя.
- Другая возможность заключается в том, что сотрудник мог случайно забыть сдать предыдущую трудовую книжку и получить новую при устройстве на новую работу.
- Также возможны случаи, когда сотрудник имеет несколько трудовых книжек в связи с имевшимися у него публичными службами или разными профессиями.
Необходимо провести тщательную проверку каждой трудовой книжки и установить правильную последовательность записей для формирования единой трудовой истории сотрудника. Для этого может потребоваться обращение к предыдущим работодателям с запросом на предоставление информации о сотруднике и его работе в организации.
В случае обнаружения дубликата, рекомендуется проследить за тем, какая из трудовых книжек имеет наиболее полную и правильную информацию о трудовой деятельности сотрудника. Эту книжку следует признать основной, а остальные – дубликатами. Далее, нужно внести соответствующую пометку об этом в дубликаты трудовых книжек и предупредить сотрудника о том, что использование копий книжек может привести к негативным последствиям.
При оформлении новой записи в трудовой книжке сотрудника, следует основываться на основной, признанной правильной трудовой книжке. В таком случае, все новые записи должны быть сделаны только в основной книжке. Дубликаты же трудовых книжек необходимо оставить в архиве и при необходимости предоставить их по запросу контролирующих органов или организации, в которых сотрудник работал ранее.
Работодатель также должен информировать сотрудника о проведенной проверке и принятой решении относительно дублирования трудовых книжек с указанием причин и действий, которые будут предприняты. Данная информация должна быть оформлена в письменном виде и подписана руководителем организации. Такой подход поможет избежать возможных претензий или споров в будущем.
Почему сотрудник может иметь две трудовые книжки?
Одной из причин может быть переход сотрудника на новую должность или изменение условий работы. В таких случаях работник имеет право получить новую трудовую книжку, чтобы отразить изменения в своей трудовой истории. Такая ситуация может возникнуть при повышении, смене должности, изменении оклада или смене места работы.
Еще одной причиной может быть смена работодателя. Если сотрудник уходит с одной организации и принимается на работу в другую, он может взять с собой свою старую трудовую книжку. В новой организации будет создана новая трудовая книжка, и в ней отразятся все последующие работы сотрудника.
Также возможен случай, когда работник утерял свою трудовую книжку и обратился в учреждение, чтобы оформить дубликат. В этом случае он получит новую трудовую книжку, со всеми предыдущими записями.
Некоторые сотрудники могут иметь две трудовые книжки из-за нарушений собственных правил. Например, они могут самостоятельно завести новую трудовую книжку в другой организации, не уведомив прежних работодателей о своих действиях. Такой шаг может быть обусловлен желанием скрыть определенную трудовую историю от нового работодателя.
Однако стоит отметить, что иметь две трудовые книжки является нарушением закона и может влечь за собой административную и уголовную ответственность. Работнику, приносящему две трудовые книжки, следует уведомить о таком нарушении и его последствиях.
Решение с примерами
Если сотрудник принес две трудовые книжки, следует провести следующие действия:
1. Внимательно изучите обе трудовые книжки. Основная цель — проверить, что документы соответствуют реальным фактам занятости сотрудника и не являются поддельными.
2. Сравните данные в обеих трудовых книжках. Обратите внимание на совпадения и расхождения в информации о местах работы, должностях, дате приема на работу и увольнения, а также поощрениях и наградах. Если есть расхождения, попросите сотрудника объяснить причины.
3. Обратитесь к юридическим специалистам для консультации. Если вам нужна дополнительная экспертная помощь в разрешении ситуации, обратитесь к юридическим специалистам или кадровым агентствам, специализирующимся на деловых и трудовых вопросах.
4. Проведите внутреннее расследование. Если есть сомнения относительно правдивости представленных документов, проведите внутреннее расследование, обсудите ситуацию с другими сотрудниками или супервайзерами, чтобы установить факты.
5. Примите решение на основе собранной информации. Если вы убедились в подлинности одной из трудовых книжек, примите эту версию как основную. Если есть значительные расхождения между документами, обратитесь к юристу для дальнейших действий.
Приведем некоторые примеры, которые могут помочь разобраться в ситуации:
- Сотрудник принес две трудовые книжки с информацией о работе на разных предприятиях. В одной трудовой книжке указано, что сотрудник работал на предыдущем месте работы несколько лет, а в другой книжке указана более короткая продолжительность работы. В таком случае, проясните причины расхождения и попросите предоставить подтверждающие документы.
- Сотрудник принес две трудовые книжки с идентичной информацией. Это может быть приемлемо, если сотрудник по ошибке получил две одинаковые книжки. Попросите сотрудника объяснить эту ситуацию и предоставить объяснительную записку от предыдущего работодателя.
- Сотрудник принес две трудовые книжки с очень малым временем работы на каждом предприятии. В таком случае, возможно, сотрудник сменил несколько работ за короткий период времени. Внимательно изучите даты приема и увольнения, чтобы установить причины таких частых смен работ.
Важно решить эту ситуацию с учетом всех фактов и документов, что поможет предотвратить возможные споры сотрудника и минимизировать риски для компании.